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　　研討以為，70%的會(huì)議是無(wú)效會(huì)議，會(huì)議中70%的時(shí)刻是無(wú)效時(shí)刻。 　　會(huì)議現(xiàn)已變成公司辦理交流的一個(gè)重要的辦法，高層領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)的時(shí)刻都花費(fèi)在會(huì)議上，會(huì)議功率的凹凸直接影響公司辦理的作用，但會(huì)議的作用老是不盡如人意。友泰征詢UTC研討以為，70%的會(huì)議是無(wú)效會(huì)議，會(huì)議中70%的時(shí)刻是無(wú)效時(shí)刻。精確的會(huì)議意圖應(yīng)當(dāng)是：交流信息、解決疑問(wèn)和作出決議計(jì)劃，而失利會(huì)議的意圖被歪曲為：開(kāi)會(huì)僅僅官樣文章;開(kāi)會(huì)變成領(lǐng)導(dǎo)或是部分擔(dān)任人展現(xiàn)威望的手法;開(kāi)會(huì)變成領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀。會(huì)議的低效直接致使辦理低效，成功而高效的會(huì)議需求具備如下要素： 　　第一、充沛的會(huì)前預(yù)備。會(huì)議是需求精心預(yù)備的，即使關(guān)于十分緊急舉行的暫時(shí)會(huì)議，也是如此。(1)預(yù)備會(huì)議備忘錄，并提前發(fā)放給與會(huì)者，好讓他們提前預(yù)備，假如評(píng)論的內(nèi)容是報(bào)告或是建議書，則應(yīng)當(dāng)附在備忘錄的后邊，一并提交給與會(huì)者。備忘錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)最少包含：會(huì)議的議題、評(píng)論的要點(diǎn)、要構(gòu)成的效果、參會(huì)人員(假如他們彼此之間不熟悉，應(yīng)當(dāng)附上簡(jiǎn)歷)、會(huì)議時(shí)刻以及會(huì)議估計(jì)舉行多長(zhǎng)時(shí)刻等。(2)會(huì)議硬件工具的預(yù)備，包含：白板或大白紙、筆、投影設(shè)備(假如需求)、錄音設(shè)備(假如可以)、擴(kuò)音設(shè)備(假如需求)等。(3)會(huì)議室的預(yù)備：假如可以挑選，會(huì)議室的空間應(yīng)當(dāng)比參會(huì)人數(shù)所需空間稍小一點(diǎn)，這樣擁堵的空間簡(jiǎn)單讓人發(fā)生振奮感，然后推進(jìn)踴躍講話。關(guān)于5—30人的會(huì)議，坐位的鋪排應(yīng)以圓形或半圓形為主。(4)參會(huì)人員的挑選：參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)是這次會(huì)議的有關(guān)者，這次會(huì)議效果也許的執(zhí)行者，一同視狀況約請(qǐng)會(huì)議議題有關(guān)的專家。 　　第二、詳細(xì)且明晰的方針，并且時(shí)刻記住會(huì)議方針。會(huì)議要評(píng)論啥以及要到達(dá)啥效果現(xiàn)已明晰的在備忘錄中作了描繪，會(huì)議安排者只需求讓每一位與會(huì)者清楚地記取會(huì)議的方針，以及在評(píng)論過(guò)程中，時(shí)刻圍繞方針而進(jìn)行評(píng)論。很多會(huì)議失利即是因?yàn)闆](méi)有明晰的會(huì)議方針，或者在評(píng)論中跑到了別的主題。這就需求會(huì)議安排者時(shí)刻將跑題的人員拉回到會(huì)議評(píng)論的主題上，也需求與會(huì)者清醒的記住會(huì)議的方針。假如開(kāi)會(huì)跑題的疑問(wèn)比較嚴(yán)重，則在會(huì)議一開(kāi)始，就將會(huì)議方針寫在白板的奪目方位，并慎重提醒與會(huì)者緊記會(huì)議方針。此外，會(huì)議方針應(yīng)當(dāng)是盡也許詳細(xì)的表述，而非不置可否的陳說(shuō)。假如必要，可以在會(huì)前向與會(huì)者詳細(xì)的解說(shuō)會(huì)議方針的內(nèi)容。假如與會(huì)人員不明白方針的精確指向，就自然會(huì)發(fā)生跑題的表象。 　　第三、會(huì)議人物的挑選。會(huì)議一般需求三種人物：主席(會(huì)議安排者)、記載員、參加者。會(huì)議主席是會(huì)議的安排者，一般他應(yīng)當(dāng)和會(huì)議的舉行者分開(kāi)。因?yàn)橹袊?guó)公司會(huì)議的舉行者一般是該次會(huì)議參加者中的最高職位的辦理者，假如他充任會(huì)議主席，則一方面會(huì)致使其自身參加會(huì)議的精力的分散，另一方面會(huì)約束其它參會(huì)人員的講話，因?yàn)樽鳛橹飨�的領(lǐng)導(dǎo)總會(huì)出現(xiàn)在他們面前。 　　會(huì)議主席的最首要的職責(zé)即是保證會(huì)議依照預(yù)定的方向和進(jìn)程進(jìn)行，為了做到這一點(diǎn)，主席應(yīng)當(dāng)留意三個(gè)方面的疑問(wèn)：(1)不斷經(jīng)過(guò)各種明示或暗示通知與會(huì)人員會(huì)議的方針或?qū)д摰闹黝}。當(dāng)有人違背會(huì)議主題，應(yīng)及時(shí)予以阻止。關(guān)于那些滔滔不絕的人員，應(yīng)當(dāng)禮貌但堅(jiān)決地打斷他的說(shuō)話，然后將更多說(shuō)話的時(shí)機(jī)讓給內(nèi)向的人員。(2)保證與會(huì)人員在講話時(shí)不會(huì)遭到其他參會(huì)人員的進(jìn)犯。當(dāng)與會(huì)者彼此進(jìn)犯時(shí)，應(yīng)加以阻止。并再次聲明會(huì)議的方針是解決疑問(wèn)，而非爭(zhēng)辯，咱們坐在一同是為了尋求雙贏計(jì)劃，而不是被迫接受非贏即輸?shù)男Ч��?3)保持中立。主席是本次會(huì)議的主持人，他的挑選應(yīng)當(dāng)由與本次評(píng)論沒(méi)有利益聯(lián)系的人員擔(dān)任，一般從其他部分或外部延聘人員。即使如此，主席在會(huì)前要向大會(huì)宣告自個(gè)的中立立場(chǎng)，一同在會(huì)議過(guò)程中始終緊記自個(gè)的中立身份，不參加任何定見(jiàn)到詳細(xì)的評(píng)論中，也不表現(xiàn)出對(duì)某些人的偏好，建立與會(huì)者對(duì)其的信賴。 　　咱們?cè)谡髟儗?shí)踐中總結(jié)以為，記載員可以選用專門的人員擔(dān)任，如秘書等，也可以由與會(huì)者中的一員擔(dān)任(可是當(dāng)其講話時(shí)，應(yīng)由另一人幫之記載)。記載員的僅有職責(zé)即是明晰精確的記載與會(huì)者的講話，且保證記載能讓每一位在場(chǎng)的與會(huì)人員看清并了解。做好記載員并非一件簡(jiǎn)單的工作，因而把握一些竅門的必要的：(1)捉住講話者的關(guān)鍵意思記載。寫字的速度永久趕不上說(shuō)話的速度，因而記載員必須可以捉住首要意思記載，沒(méi)有必要也不也許一字不差的記載一切的講話。假如不堅(jiān)信是不是精確了解講話人的意思，可以和講話者進(jìn)行承認(rèn)。可是所寫到白板上的字一定要明晰和簡(jiǎn)單辨認(rèn)。(2)憑借各種符號(hào)。在關(guān)鍵詞上可以標(biāo)示下劃線、星號(hào)或劃圈。運(yùn)用不一樣色彩的筆也是一個(gè)十分有效的辦法，它可以協(xié)助解決記載中內(nèi)容分類的疑問(wèn)。(3)緊記自個(gè)的職責(zé)——記載。記載員不參加任何的評(píng)論，假如參加也是當(dāng)自個(gè)不做記載，而由別的的人接過(guò)自個(gè)的筆代為記載的時(shí)候，防止發(fā)生不信賴。假如講話者對(duì)所記載的內(nèi)容有貳言時(shí)，要依照其所提的定見(jiàn)進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)的修改。 　　與會(huì)者的職責(zé)即是充沛客觀，并且不違背主題的評(píng)論會(huì)議的議題。為了鼓舞講話，應(yīng)當(dāng)先由職位低的與會(huì)人員先講話，然后由低向高，逐個(gè)講話。假如會(huì)議十分期望曉得部屬的定見(jiàn)，可以選用阻隔講話的辦法：先讓職位最低者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行講話;然后他們離場(chǎng)，再由職位高的與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)講話，以此類推。這樣，與會(huì)者講話時(shí)就不會(huì)因?yàn)榧蓱勵(lì)I(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)而不能各抒己見(jiàn)了。仔細(xì)傾聽(tīng)是與會(huì)者在會(huì)議上最為首要的使命，很多爭(zhēng)辯的來(lái)源是因?yàn)榕c會(huì)者沒(méi)有聽(tīng)懂對(duì)方的說(shuō)話就帶著先入為主的成見(jiàn)打開(kāi)進(jìn)犯，然后使疑問(wèn)惡化。仔細(xì)傾聽(tīng)時(shí)可以隨時(shí)發(fā)問(wèn)，以保證自個(gè)了解的信息是講話者的精確意思;一同可以適度重復(fù)，以標(biāo)明自個(gè)的了解。此外在會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)者要時(shí)刻重視白板上的記載，然后了解評(píng)論的主題、各人的定見(jiàn)以及評(píng)論的進(jìn)程等，這樣才能使自個(gè)的講話做到不重復(fù)、不跑題。與會(huì)者一同負(fù)有監(jiān)督主席和記載員的職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)他們沒(méi)有能保持中立，應(yīng)當(dāng)馬上阻止或提醒。一個(gè)合格的與會(huì)者是應(yīng)當(dāng)帶著客觀的定見(jiàn)和活躍尋求雙贏計(jì)劃的心態(tài)參加會(huì)議的，那種自己主義、抵觸情緒等都將為會(huì)議的進(jìn)程設(shè)置障礙。 　　第四、會(huì)議時(shí)刻的挑選。會(huì)議應(yīng)當(dāng)選在與會(huì)人員有充沛時(shí)刻和精力的時(shí)段，而那些使與會(huì)人員沒(méi)有心思參會(huì)或在會(huì)上評(píng)論的時(shí)刻明顯就不是抱負(fù)的會(huì)議時(shí)刻，如快要吃飯前、周末或是周一等(這些時(shí)刻是當(dāng)前大多數(shù)公司開(kāi)會(huì)的首要時(shí)刻)。吃飯前，與會(huì)人員饑不擇食、巴望早點(diǎn)吃飯，或是滿腦子想的是吃啥;周末，與會(huì)人員會(huì)思考怎么度過(guò)周末、怎么參加早已約好的集會(huì)或約會(huì);周一，與會(huì)人員還沒(méi)有從周末活動(dòng)的振奮中新鮮過(guò)來(lái)，或是周末的事物還沒(méi)有處理完畢。因而上述三個(gè)時(shí)刻都不是抱負(fù)的開(kāi)會(huì)時(shí)刻，其他的時(shí)刻都可以思考作為會(huì)議時(shí)刻。特別是周四，被以為是最佳的評(píng)論疑問(wèn)的時(shí)刻。心思學(xué)家從前做過(guò)實(shí)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)周四評(píng)論疑問(wèn)更簡(jiǎn)單達(dá)到共同。一同會(huì)議應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格恪守時(shí)刻約束，比如說(shuō)一個(gè)半小時(shí)完畢，就應(yīng)當(dāng)控制在一個(gè)半小時(shí)以內(nèi)，否則會(huì)讓與會(huì)者發(fā)生會(huì)議沒(méi)有結(jié)尾的心思，因而評(píng)論疑問(wèn)也會(huì)因?yàn)槭�去了時(shí)刻的壓力而變得不活躍，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對(duì)會(huì)議時(shí)刻置之不理，很難恪守了。 　　第五、總結(jié)與盯梢。會(huì)議完畢時(shí)，由會(huì)議主席總結(jié)會(huì)議效果，特別要在會(huì)上明晰，會(huì)議達(dá)到的效果分別由哪些部分或自己擔(dān)任執(zhí)行解決。會(huì)議完畢后，由記載員收拾會(huì)議記載，并將會(huì)議記載發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議的最高辦理者，或是這次會(huì)議的發(fā)起者擔(dān)任盯梢會(huì)議效果的執(zhí)行狀況。 　　作為現(xiàn)代辦理最重要的交流辦法，會(huì)議的勝敗影響著公司決議計(jì)劃的功率、執(zhí)行的功率以及整個(gè)公司文化的健康發(fā)展，而假如辦理者可以在會(huì)議辦理中恪守上述的五個(gè)要素，并按其需求安排會(huì)議，會(huì)議功率將會(huì)大大提高。 注明：本文章來(lái)自