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只要是懂得“排”時(shí)間和“偷”時(shí)間的竅門，每個(gè)人都可以聰明、從容過日子。企管專家馬可·麥西尼曾說過一個(gè)小故事：想像有一個(gè)戶頭，每天存進(jìn)86,400元隨意讓你使用，不過，每天晚上12點(diǎn)以后，不管你有沒有花完，就自動(dòng)歸零，隔天又存入86,400元，如此周而復(fù)始。　　若這個(gè)戶頭是你的，你會(huì)怎么做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至?xí)朕k法把這些錢轉(zhuǎn)投資成其他資產(chǎn)吧？　　事實(shí)上，每個(gè)人真的有一個(gè)這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時(shí)間，每天存進(jìn)86,400秒，只能提取，不能增加。　　現(xiàn)在，你知道該怎么做了嗎？小心！9大時(shí)間殺手　　“我真的很想把事情做好，可是我時(shí)間不夠用！” 　　你是否常有這種感慨？事實(shí)上，我們可能不是真的沒時(shí)間，而是我們把時(shí)間拿去做錯(cuò)誤的“采買”了，不知不覺浪費(fèi)掉大好時(shí)光。　　以下列舉偷走我們時(shí)間的9大殺手，若能有效改進(jìn)或防范，必能大大減少“力不從心”的遺憾。時(shí)間殺手 1 不分輕重緩急　　缺乏計(jì)劃的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。　　光是建立工作待辦事項(xiàng)的清單是不夠的，必須厘清各項(xiàng)任務(wù)之間“輕重緩急”的關(guān)系，否則非�？赡軙�(huì)陷入瑣事的地獄中，花費(fèi)龐大心力處理其實(shí)并不是那么重要的事情，延擱了真正要緊的事，制造日后的危機(jī)。時(shí)間殺手 2 電話與不速之客　　電話與非預(yù)期的訪客所占去的時(shí)間是很難估算的，因?yàn)槲覀冇肋h(yuǎn)不知道對(duì)方會(huì)占用多久，也許一通電話，一個(gè)上午就泡湯了。　　許多時(shí)間管理專家建議可以多利用語(yǔ)音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長(zhǎng)話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對(duì)方何時(shí)會(huì)回覆，等到手頭的事情告一段落以后，再行回覆。不在預(yù)期中的訪客比較難以控制，但仍應(yīng)掌握“長(zhǎng)話短說”的原則。時(shí)間殺手 3 工作環(huán)境蕪亂　　據(jù)統(tǒng)計(jì)，辦公桌面雜亂或資料亂放，會(huì)讓人平均每年多浪費(fèi)掉6周的時(shí)間。要維持生產(chǎn)力，必須養(yǎng)成物歸原處的習(xí)慣，并且把搜集到的資料整理歸檔，別讓文件泛濫，減少找尋文具或資料的時(shí)間。時(shí)間殺手 4 不會(huì)說No的爛好人　　《時(shí)間管理十堂課》的作者羅勃·布萊說：“世上最容易犯的錯(cuò)，就是許下過多的承諾�！� 　　因?yàn)椴簧凭芙^，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場(chǎng)演講，但他發(fā)現(xiàn)，這樣只是把自己累壞，而且擠壓到其他時(shí)間，所以他現(xiàn)在一周至多接受兩三場(chǎng)演講邀約，接受邀約之前，一定審慎評(píng)估，“若不懂得說No，就會(huì)累死自己！” 　　富邦金控執(zhí)行副總經(jīng)理兼財(cái)務(wù)長(zhǎng)龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯，其中一個(gè)秘訣就是，“除非絕對(duì)必要，否則我?guī)缀鯖]有應(yīng)酬�！� 　　當(dāng)自己實(shí)在力有未逮時(shí)，應(yīng)該學(xué)著堅(jiān)定地說No，不要牽扯在太多“不好意思”的情緒中。也別用“讓我考慮看看……”這種模棱兩可的回答暫時(shí)閃避別人的要求，這對(duì)他人也不公平，若真的無法兌現(xiàn)諾言，最好還是直接言明。時(shí)間殺手 5 拖延的壞習(xí)慣　　進(jìn)度落后是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習(xí)慣把事情積壓到截止期限前才處理，但那個(gè)時(shí)候已經(jīng)火燒屁股了，最后不但未能如期完成，倉(cāng)促下趕工的工作品質(zhì)也常出現(xiàn)瑕疵。　　羅勃·布萊建議，特別是處理大型專案時(shí)，更應(yīng)把計(jì)劃切分為好幾部分，按部就班完成，即使是多么艱巨的專案，只要切成小部分，也就沒那么嚇人，可以各個(gè)擊破。時(shí)間殺手 6 一次想完成太多事情　　正所謂“貪多嚼不爛”，訂定任何目標(biāo)時(shí)，都應(yīng)衡量自己的資源與時(shí)間，不要一口氣想要完成太多計(jì)劃，到最后可能會(huì)處處落空。時(shí)間殺手 7 事必躬親不懂授權(quán) 　　在授權(quán)或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風(fēng)險(xiǎn)，選擇適合的授權(quán)或合作對(duì)象，一旦決定以后，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時(shí)間規(guī)劃，也會(huì)給下屬或工作伙伴不被信任的感覺。時(shí)間殺手 8 不必要的會(huì)議　　幾乎所有的時(shí)間管理書籍都會(huì)把“不必要的會(huì)議”列為耽擱時(shí)間的重要因素。好的會(huì)議固然能收腦力激蕩、凝聚共識(shí)等效果，但無論如何，開會(huì)都應(yīng)該被視作一個(gè)“必要之惡”，即使非開不可，最好能做到準(zhǔn)時(shí)開始及結(jié)束，盡量不要參加不重要的會(huì)議，以避免時(shí)間消耗。　　當(dāng)然，在職場(chǎng)中我們常是“人在江湖，身不由己”。馬可·麥西尼建議，若真的無法選擇不開會(huì)，至少可以選擇在自己可以做到的范圍內(nèi)，有效率地進(jìn)行會(huì)議。時(shí)間殺手 9 沉迷于無意義的活動(dòng) 　　這類事即是柯維時(shí)間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以說是一種浪費(fèi)生命，例如沉溺于電視、八卦瞎掰等。　　柯維認(rèn)為，人們受到緊急事件的壓迫時(shí)，常想“逃避”到第四象限，這和一般能夠創(chuàng)造意義的休閑不同，這種逃避只會(huì)帶來更多的空虛，同時(shí)又把未完成的事情推到更緊急的狀態(tài)。　　以看電視為例，如果平均每天看電視160分鐘，一年花1,000小時(shí)，若以75歲的壽命為計(jì)，從5歲開始看電視，一生總共得耗上8年的時(shí)間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢(mèng)想？　　所以，就像名作家史蒂芬·金說的：“關(guān)掉那喋喋不休的盒子吧！”如此你的生活和工作的品質(zhì)將可大幅改善。快速做事 Vs. 做正確的事　　若能夠避免上述9項(xiàng)時(shí)間管理的障礙，對(duì)掌握工作進(jìn)度一定大有助益，但光是這樣的時(shí)間管理，還不夠深入，真正徹底的時(shí)間管理不只是照顧你的“工作”，還得把你的“人生”考慮進(jìn)去。　　傳統(tǒng)的時(shí)間管理，強(qiáng)調(diào)的是效率——如何用最短的時(shí)間做最多的事情。但新一代的時(shí)間管理觀念仍舊重視效率，但并不一味強(qiáng)調(diào)“快速”，而是要求人們“做正確的事”。　　“不管飛得多么快的飛機(jī)，只要方向錯(cuò)了，一切都白搭，” 急迫的事≠重要的事　　成功學(xué)大師柯維在《與時(shí)間有約》一書中，把時(shí)間管理分為四代：第一代的時(shí)間管理只是“備忘錄”，做一件劃掉一件；第二代時(shí)間管理則開始講究效率，重視規(guī)劃與準(zhǔn)備，利用行事歷與記事簿，訂定目標(biāo)一一執(zhí)行；第三代除了延續(xù)第二代的概念以外，并且把“順序”的概念加進(jìn)去，制訂出短中長(zhǎng)期的目標(biāo)，按優(yōu)先次序予以實(shí)踐。　　至于執(zhí)行的方式，不外乎是：設(shè)定目標(biāo)→擬訂計(jì)劃→實(shí)踐→評(píng)估，到這個(gè)階段為止，時(shí)間管理仍停留在“提高績(jī)效”上，若能善用這項(xiàng)技巧，確實(shí)可以有效改善工作品質(zhì)、創(chuàng)造績(jī)效。　　但有太多績(jī)效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢(mèng)回之際，卻常有一種“不知為何而戰(zhàn)”的空虛感。你是急迫性偏執(zhí)狂嗎？　　德國(guó)時(shí)間管理專家羅塔爾·塞維特認(rèn)為，成功的秘訣，在于下列四種領(lǐng)域的平衡：績(jī)效、健康、人際關(guān)系、生命意義。我們的社會(huì)型態(tài)過度強(qiáng)調(diào)績(jī)效，偏廢其他三者，以致于逼出了一堆患有“急迫癥”的人。　　我們以為“散漫”是間管理失敗的唯一表征，我們很難想像看起來工作效率一流，遭逢危機(jī)處變不驚，可能會(huì)是有時(shí)間管理障礙的人。　　但事實(shí)上，這些習(xí)慣與高壓共處，甚至潛意識(shí)還愛上危機(jī)的人，實(shí)際上可能患了“急迫性偏執(zhí)”。他們熱中于解決突發(fā)狀況，并且從忙碌中得到安全感，認(rèn)為愈忙的人愈重要，閑著簡(jiǎn)直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。　　柯維認(rèn)為，急迫性偏執(zhí)就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本治療。　　新一代的時(shí)間管理觀念，強(qiáng)調(diào)在設(shè)定目標(biāo)之前，必須先慎重思考“角色”與“人生意義”的問題。簡(jiǎn)單說，就是一種以“重要的事”，而非“急迫的事”為最高指導(dǎo)原則的時(shí)間管理態(tài)度。別忽略“重要但不急的事” 　　事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據(jù)，只不過，我們通常只把眼光著眼于“緊急”的事情上。　　“急迫的事，就好比在瓦斯?fàn)t上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關(guān)掉不可，”然而，急事不等于要事，時(shí)間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊迫方向發(fā)展的可能性。　　以消防隊(duì)員的工作為喻，“救火”是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊(duì)員的工作時(shí)間中，所占的比例可能不到7％，剩下的時(shí)間，其實(shí)是花在預(yù)防與救災(zāi)等“重要但沒有燃眉之急”的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災(zāi)發(fā)生的機(jī)率。　　“如果我們的工作或生活，每天都處于救火狀態(tài)，你覺得這樣健康嗎？” 　　柯維與塞維特這兩位大師都把事情按“重要”與“急迫”畫分成四等分。第一象限的事既急迫又重要，當(dāng)然得即刻處理，至于第三象限的事雖然不重要，但由于比較緊急，因此也常耗去人們不少時(shí)間，受到這些壓力催逼，人們又習(xí)慣逃避到第四象限里去喘口氣（例如，看電視、閑聊、上網(wǎng)）。　　最后，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。　　第二象限的事情常與生活品質(zhì)有關(guān)，例如長(zhǎng)期的規(guī)劃、健康、人際關(guān)系等，雖沒有迫切的危機(jī)，但我們?nèi)粢恢蔽茨芑〞r(shí)間去耕耘，日后可能未必有機(jī)會(huì)能彌補(bǔ)。　　“你不能期待父母永遠(yuǎn)健康等我們?nèi)バ⒕�、先生（或太太）永遠(yuǎn)愿意無怨無悔守候，或是自己的身體永遠(yuǎn)撐得住，”時(shí)間管理常是一個(gè)取舍的過程，“但你不能把重要的東西提領(lǐng)一空，到那時(shí)候就太遲了�！� 　　因此，時(shí)間管理的最高指導(dǎo)原則，就是花心思在“重要”的事情上，不管它緊不緊急。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助于達(dá)成某種重要的目標(biāo)？若答案是否定的，就應(yīng)該歸入第三象限。　　以周為單位安排角色　　以“日”為計(jì)劃單位的時(shí)間管理，很有可能會(huì)讓事情的急迫性主導(dǎo)我們的優(yōu)先順位，不妨以“周”為單位做安排。　　時(shí)間管理專家建議，我們每周應(yīng)勻出一段完全安靜，可以沉思的時(shí)間用來規(guī)劃下一周。　　“速度不是重點(diǎn)！要緊的是，有沒有“重要”的事情放在你的計(jì)劃中。” 　　首先，厘清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自己這一周想要如何經(jīng)營(yíng)這個(gè)角色。　　要記住的原則是：不是把時(shí)間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時(shí)間，把瑣事擺在黃金時(shí)段以外的時(shí)間去做。　　比方說，若你認(rèn)為“自我成長(zhǎng)”很重要，希望實(shí)踐的方法是聽一場(chǎng)音樂會(huì)或閱讀一本書，就得預(yù)先空出時(shí)段來。當(dāng)然，你也可以一魚二吃，例如，若同時(shí)也想要多與伴侶互動(dòng)，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會(huì)，如此只要空出一個(gè)時(shí)段，就能滿足兩種需求。　　把重要事情排好以后，再尋求空檔去處理非關(guān)鍵的事情。這些重要時(shí)段底定以后，雖不是毫無彈性，但盡量不要去更動(dòng)取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項(xiàng)需求，必然會(huì)有意識(shí)地降低無意義的時(shí)間浪費(fèi)（第四象限）。每天“偷”一點(diǎn)時(shí)間做計(jì)劃　　畢竟“日”是我們生活的基本單位，完成周計(jì)劃后，還是有許多日常事務(wù)要面對(duì)，必須逐日做一些微調(diào)。戴晨志就認(rèn)為“一日之計(jì)在于夜”，晚上抽出幾分鐘，想一想隔天該怎么作息會(huì)更有效率。　　另一位大忙人微軟總經(jīng)理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進(jìn)辦公室，不待秘書處理，便親自審視行程表，提早進(jìn)入工作狀況，這個(gè)習(xí)慣也讓她可以在晚上8：30之前回家陪伴家人。　　常有人抱怨老被時(shí)間追著跑，工作生活難兩全，其實(shí)，只是要懂得“排”時(shí)間和“偷”時(shí)間的竅門，魚與熊掌，是絕對(duì)可以兼得的。（完）